1. Hoe registreer ik een nieuwe medewerker?

Dit kan op twee manieren: door via het matchingsplatform een sollicitatie te accepteren of een kandidaat toe te voegen.

Sollicitatie accepteren

Klik in Pay4me op de knop vacatures en ga door naar het matchingsplatform. Maak een vacature aan en deel deze vacature met potentiële kandidaten. Jij begint nu je gebruikelijke sollicitatieprocedure. Accepteer in het matchingsplatform je geschikte kandidaat. De match met je kandidaat verschijnt vervolgens automatisch in Pay4me. Nu kun je een contract aanmaken en je nieuwe medewerker kan direct aan de slag.

Zelf toevoegen

Je kunt ook inloggen op het matchingsplatform, op kandidaten klikken en vervolgens op kandidaat toevoegen. Hier vul je eerst het e-mailadres en de geboortedatum van de (potentiële) kandidaat in, waarna automatisch wordt gecheckt of hij of zij reeds bekend bij ons is ingeschreven. Daarna vul je de gevraagde gegevens in van de (potentiële) kandidaat. Alles ingevuld en opgeslagen? Dan krijg je direct de bevestiging in beeld dat de kandidaat is uitgenodigd.

2. Hoe vul ik uren in voor een medewerker?

In Pay4me voer je eenvoudig de gewerkte uren van je opdrachtnemers in. Uren registeren kan op drie manieren: per plaatsing, door middel van een import of maandverloning. Per plaatsing Ga naar de menuoptie invoeren en selecteer hier de werknemer. Staat de werknemer of de plaatsing er niet bij, controleer dan of alle documenten geaccordeerd zijn. Dit kan via de menuoptie meldingen. Selecteer nu de periode waarover je uren wilt invoeren. Bij soort kies je de uursoort die je wilt invoeren. Bij % kies je het percentage waartegen verloond moet worden als dit anders is dan 100%. Vul vervolgens per dag de juiste uren in en klik op opslaan. Importeren Onder import excel kun je een eigen excelbestand uploaden. Sla het bestand op als .xls-bestand, vul alle uren in en sla het op. Klik nu op browse, selecteer het bestand en klik up upload. Klik nu eerst op controleer en bekijk de output. Klik op verwerk om het bestand in Pay4me te verwerken. Je kunt de uren nog controleren en bewerken alvorens je ze accordeert. Maandverloning In het overzicht zie je alle werknemers met een vast maandsalaris die deze maand nog verloond moeten worden. Klik op akkoord als het overzicht klopt. Let op: Je accordeert uren niet direct door ze op te slaan. Om uren te accorderen, ga je naar berichten. Hier vind je een overzicht met alle ingevoerde uren die je kunt accorderen.

3. Kan ik gewerkte uren uploaden?

Dat kan als je de uren al in Excel-bestand hebt staan. Sla dit bestand op .xls-bestand en zorg dat alle uren erin staan. Ga naar ‘import excel’, selecteer het bestand en klik op ‘upload’. Klik nu eerst op controleer en bekijk de output. Klik op ‘verwerk’ om het bestand in Pay4me te verwerken. Je kunt de uren nog controleren en bewerken voordat je ze accordeert in Pay4me.

4. Hoe verwerk ik reiskosten?

Extra vergoedingen, zoals reiskosten of onkosten, kun je toekennen aan elke dag waarop uren staan geregistreerd. Zijn de reiskosten voor deze plaatsing bij elke gewerkte dag hetzelfde? Dan kun je beter kiezen voor een vaste vergoeding per dag. Dit voer je in bij ‘gegevens plaatsing’. Omschrijf duidelijk de achtergrond van de vergoeding, zodat wij de fiscus kunnen uitleggen waarom we de vergoedingen betaald hebben. Vermeld bij reiskosten altijd de adressen en de afstand.

5. Hoe meld ik een medewerker ziek?

Ga in Pay4me naar ‘Werknemers of zelfstandigen’ en ga naar ‘Ziekmeldingen’. Hier maak je een nieuwe ziekmelding aan. Zodra je een melding aan ons doorzet, nemen wij contact op met de medewerker. Vanaf dat moment is een ziekmelding in behandeling.!

6. Waar vind ik de contracten van medewerkers?

Die staan onder het kopje ‘Contractbeheer’ bij ‘Werknemers of zelfstandigen’.

7. Ik heb een andere vraag!