Als opdrachtgever heb je een Pay4me-account nodig om te kunnen werken met het matchingsplatform. Daarom starten we met de Pay4me-handleiding. We lopen door het systeem aan de hand van de verschillende items in het menu, te beginnen met 'Uren'.

UREN

Onder uren voer je gewerkte uren in, kun je uren accorderen en vind je een overzicht van verwerkte uren. Uren registreren kan op een aantal manieren, namelijk per plaatsing, door middel van een import of maandverloning.

Invoer per plaatsing

Ga naar de menuoptie invoeren en selecteer hier de werknemer. Staat de werknemer of de plaatsing er niet bij, controleer dan of alle documenten geaccordeerd zijn. Dit kan via de menuoptie meldingen. Selecteer nu de periode waarover je uren wilt invoeren. Staat de gewenste periode er niet bij? Dat kan komen door één van de volgende redenen:

• de periode valt buiten de start- of einddatum van het contract of de plaatsing
• de periode is te lang geleden (neem contact met ons op voor het registreren van oude uren)
• er zijn al uren geregistreerd in de periode

Invoer: Bij soort kies je de uursoort die je wilt invoeren. Bij % kies je het percentage waartegen verloond moet worden als dit anders is dan 100%. Vul vervolgens per dag de juiste uren in en klik op opslaan.

Als je meerdere uursoorten in deze periode wilt invoeren en/of op verschillende percentages wilt verlonen, klik dan op regel (helemaal rechts), zodat er een extra regel verschijnt. Als voor deze plaatsing elke week hetzelfde arbeidspatroon geldt, kun je na het invoeren op sla arbeidspatroon op als standaard klikken. Dan wordt voor elke volgende week standaard hetzelfde ingevuld. Dit kun je uiteraard nog wijzigen voordat je de uren accordeert.

Vergoedingen: Het is mogelijk om extra vergoedingen, zoals reiskosten of onkosten, toe te kennen aan dagen waarop uren geregistreerd staan. Als de reiskosten voor deze plaatsing elke gewerkte dag hetzelfde zijn, kies dan voor een vaste vergoeding per dag. Dit voer je in bij gegevens plaatsing. Omschrijf duidelijk de achtergrond van de vergoeding, zodat wij de fiscus kunnen uitleggen waarom we de vergoedingen betaald hebben. Bij reiskosten vermeld je de adressen en de afstand.

Declaratie: Onder declaratie kun je getekende urenbonnen of declaraties uploaden.

Gegevens plaatsing: Om de gegevens van de plaatsing bij te werken, ga je naar gegevens plaatsing. Een plaatsing sluit je af door een einddatum op te geven. Hier wijzig je ook het salaris, het te factureren uurtarief, de vaste reiskosten of vergoedingen per dag. Is er een cao van toepassing? Dan heb je hier de mogelijkheid een categorie en functiegroep uit de cao te kiezen, zodat je makkelijk het juiste salaris kunt bepalen.

Gewerkte uren: Hier vind je een overzicht van de reeds gewerkte uren voor deze plaatsing. Kies de periode per maand, week of dag.

Import Excel

Onder import excel kun je een eigen Excel-bestand uploaden. Sla het bestand op als .xls-bestand, vul alle uren in en sla het op. Klik nu op browse, selecteer het bestand en klik up upload. Klik nu eerst op controleer en bekijk de output. Klik op verwerk om het bestand in Pay4me te verwerken. Je kunt de uren nog controleren en bewerken alvorens je ze accordeert.

Maandverloning

In het overzicht zie je alle werknemers met een vast maandsalaris die deze maand nog verloond moeten worden. Klik op akkoord als het overzicht klopt.

Let op: Je accordeert uren niet direct door ze op te slaan. Om uren te accorderen, ga je naar berichten. Hier vind je een overzicht met alle ingevoerde uren die je kunt accorderen.

Historie

Voor een overzicht van alle reeds verwerkte uren ga je naar historie. Selecteer een plaatsing om de verwerkte uren per plaatsing in te zien.

FACTUREN

Onder overig heb kun je mijn gegevens inzien, je wachtwoord wijzigen, rapportages opvragen, exports excel maken, interessante downloads vinden, machtigingen bepalen en meldingen/verzoeken inzien.

Machtigingen

Je kunt andere gebruikers van Pay4me machtigen om volledige toegang tot je account te krijgen. De andere gebruiker kan dan inloggen in jouw account. Hiervoor klik je in het menu op machtigingen en geef je de gebruikersnaam in. Hierna krijgt de betreffende gebruiker op de pagina machtigingen het verzoek staan en accepteert deze. Vanaf nu heeft deze gebruiker toegang tot het account. De machtiging kent een beperkte looptijd, op basis van het aantal dagen dat wordt opgegeven. Een machtiging kun je ook altijd weer intrekken.

LOONSTROKEN

Een overzicht van alle verstrekte loonstroken vind je onder overzicht. Je kunt hier de loonstroken per werknemer of per periode inzien.

Pro forma

Een pro forma berekening is een proefloonstrook die laat zien welke premies en inhoudingen plaatsvinden. Vul voor deze berekeningen alle velden in en klik op bereken.

Let op: het resultaat van de berekening is een schatting. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan het resultaat.

WERK­NEMERS OF ZELFSTAN­DIGEN

Overzicht

In deze lijst vind je een overzicht van al je werknemers. Onderaan staan de werknemers van wie het contract verlopen is. Klik op de werknemer om deze te beheren. Je kunt ook werknemers per contractsoort bekijken.

Werknemergegevens

Klik in het overzicht op een werknemer om de gegevens van deze werknemer in te zien.

Basisgegevens: Onder werknemer bekijk of wijzig je de NAW gegevens. De wijziging sla je op door op wijzig te klikken.

Contracten en plaatsingen: Bekijk hier contracten en plaatsingen. Als je op het contract klikt, zie je meer gegevens. Je kunt het contract downloaden (pdf-bestand) en ziet de plaatsingen die binnen het gekozen contract vallen.

Fasetelling: De fasetelling (rechtspositiesysteem) conform de van toepassing zijnde cao.

Instellingen: Hier zie je of een werknemer toegang heeft tot pay4me. Als dat niet het geval is, kun je de werknemer toegang geven. Hiervoor is het van belang dat het juiste e-mailadres geregistreerd staat. Daarnaast geef je hier aan of deze werknemer het recht heeft om zijn gewerkte uren zelf te registreren of niet. De werknemer kan nooit zijn eigen uren accorderen. Het is mogelijk om de uren te accorderen nadat de werknemer zijn uren heeft ingevoerd.

Documenten: Het digitale dossier met arbeidsovereenkomsten, identiteitsbewijzen en andere mogelijke documenten. Als je via deze weg documenten bij ons aanbiedt, controleren wij ze over het algemeen dezelfde werkdag.

Loonstroken: Kies de periode (vanaf en tot en met) voor één rapport met de loonstroken van meerdere periodes, of kies een rapport met één periode uit de lijst.

Nieuwe werknemer registreren

Een nieuwe werknemer registreer je via het matchingsplatform. Klik daarvoor op de knop vacatures en ga door naar het matchingsplatform. Het is ook mogelijk om een nieuwe werknemer in Pay4me aan te maken. Deze optie bieden wij alleen aan als je gebruikmaakt van payrollovereenkomsten. Het is bij deze optie niet mogelijk om van een uitzendovereenkomst gebruik te maken. Naast een payrollovereenkomst, kun je via deze optie een stagecontract en andere contracten zonder een uitzendbeding aanmaken.

We werken met een verkorte aanmelding waardoor je niet alle gegevens van de werknemer hoeft in te voeren. Je kiest de dienstverlening die op jou van toepassing is, vult de NAW gegevens, nationaliteit, gegevens dienstverband en gegevens plaatsing in. De werknemer ontvangt vervolgens een e-mail met inlogcodes en het verzoek om aanvullende gegevens zelf in te vullen. Het contract is beschikbaar nadat alle gegevens ingevoerd zijn.

Gegevens dienstverband: Hier kies je de werkgever, de verloningsperiode, het soort contract en andere variabelen.

Werkgever: Hier kies je welke werkmaatschappij van Tentoo een contract aangaat met de werknemer.

Verloningsperiode: De verloningsperiode is wekelijks of maandelijks.

Pensioenopbouw: Conform de cao voor uitzendkrachten hebben werknemers van 21 en ouder die langer dan 26 weken gewerkt hebben, recht op pensioenopbouw. Om die reden staat de pensioenopbouw standaard op opbouwfase. Wil je dat een werknemer direct deelneemt aan een andere pensioenregeling? Selecteer dan één van overige opties. Er geldt een toeslag op de omrekenfactor.

Loonstroken: Kies voor loonstroken via internet als de werknemer een e-mailadres heeft. De werknemer krijgt dan automatisch een e-mail met eigen inlogcodes voor Pay4me. De werknemer kan hiermee zijn loonstroken en jaaropgaves bekijken en downloaden. Daarnaast kun je per werknemer kiezen of hij uren mag registreren of niet. Loonstroken in Pay4me zijn uitgebreider dan de loonstroken die we per post versturen. Per post wordt eens per maand een overzicht gestuurd van de 4 of 5 weken daarvoor.

Contractbeheer

De weergegeven contracten lopen binnenkort af. Klik op het nieuwe contract als je het contract wilt verlengen. Bij ziek staan het aantal ziekmeldingen en de ziektedagen van de werknemer. Zo kun je beoordelen of een contractverlenging verstandig is.

Ziekmeldingen

Hier maak je een nieuwe ziekmelding aan, kun je ziekmeldingen per werknemer inzien en vind je meer informatie rondom de ziekmeldingen procedure. Zodra je een melding aan ons doorzet, nemen wij contact op met de werknemer. Vanaf dat moment is een ziekmelding in behandeling.

OVERIG

In het menu facturen vind je alle facturen of creditnota's terug die wij naar je verstuurd hebben. Als er recent uren geaccordeerd zijn die nog niet gefactureerd zijn, kun je al wel een pro-forma factuur bekijken. Deze wordt gegenereerd op basis van de feitelijk ingevoerde uren en is te gebruiken als extra controlemiddel.

Betalingen

Hier zie je een overzicht van de koppeling tussen onze bankafschriften en je facturen of creditnota's.